Imprimer des bulletins de notes personnalisés

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Comment communiquer ses notes aux élèves

En fin de trimestre, l’enseignant-e a un classeur (document calc de LibreOffice) comprenant toutes les notes de tous ses élèves.

Il s’agit, à l’aide d’un publipostage (mailing), d’imprimer  sur des feuilles différentes les notes de chacun des élèves.

L’élève, recevant son bulletin personnel, pourra contrôler le calcul de sa moyenne avant qu’elle ne soit officielle. L’enseignant ne perdra pas de temps en classe et  le bulletin lui permettra de communiquer avec les parents.

Pour réaliser un publipostage on crée une « lettre-type » (ici, le bulletin-type) puis on la fusionne avec les données individuelles.

Les données individuelles seront stockées dans une base de données : il est nécessaire d’avoir le logiciel LibreOffice installé avec le module « Base ».

Le classeur de notes et le bulletin-type

Télécharger un exemple de classeur, comprenant quatre élèves et des notes pour deux trimestres : 1023_MesNotes
Pour l’adapter à une classe, utiliser le modèle MesNotesV6  prévu pour une classe de 25 élèves.

Télécharger le bulletin-type, du 2trimestre, correspondant à l’exemple : 1023_BulletinType-2T
On laisse vide les endroits, qui seront remplis par les données personnelles.

Créer la base de données correspondante au classeur

Afin de pouvoir utiliser le module Base de LibreOffice, vérifier l’option (JRE) dans le menu Outils :
PersoNotes_Java

Le publipostage nécessite une base de données (contenant les données personnelles).

Lu dans l’aide de LibreOffice :
PersNotes_tables

  1. Ouvrir une nouvelle base de données :
    PersoNotes_NouvelleBDD
  2. Sélectionner
    PersoNote_HSQSBDs
    puis
    PersoNote_HSQSBDs2  et
    PersoNote_HSQSBDs3
  3. Enregistrer sous le nom « 1023_2T » :
    PersoNote_HSQSBDs4
    Une nouvelle fenêtre est ouverte :
    PersoNote_HSQSBDs5
  4. Ouvrir le classeur 1023_MesNotes, et choisir la feuille (PersoNote_2T) du deuxième trimestre pour en sélectionner les données (A1:W7) :
    persoNotes_A1W7
  5. Copier la sélection.
  6. Dans la base de données, clic droit « sous » Table :
    PersoNotes_ClicTable
    puis coller.
    PersoNotes_CollerTable_a
  7. En tenant la touche CTRL enfoncée, sélectionner les colonnes désirées (ce sont les données à fusionner dans le bulletin-type) :
    PersoNotes_SelectColonnes
    puis
    PersoNotes_SelectColonnes2
    pour obtenir
    PersoNotes_SelectColonnes3
    et terminer avec  PersoNotes_SelectColonnes4
    PersoNotes_TableCreee
  8. Enregistrer la base de données :
    PersoNotes_Enregist,
    puis la fermer.

Terminer le bulletin-type

Il reste à  mettre les champs, de la base de donnée, dans le bulletin-type.
Ceci crée le lien entre le classeur, devenu base, et le bulletin-type.

  1. Ouvrir éventuellement le Bulletin-type (1023_BulletinType-2T )
  2. Édition – Changer de base de données
    PersoNotes_ChangerBase
    parcourir…
    et choisir, parmi les bases disponibles, celle créée précédemment :
    PersoNotes_BDB10232T
  3. Sélectionner la table Notes :
    PersoNotesTableNotes
    et cliquer sur Définir :
    PersoNotes_Definir
  4. Affichage – Source de données ou touche F4
    PersoNotes_SourceDonnees
    pour afficher les données de la table.
  5. Sélectionner, avec la souris, le nom d’une colonne et le glisser en-dessous dans le bulletin…
    Recommencer… pour obtenir :
    PersoNotes_Bulletin_a
  6.  Si on sélectionne une ligne des données (par exemple la ligne 3 de Manon), et ensuite
    PersoNotes_DonneeesChamp
    alors le bulletin de Manon apparaît !
    PersoNotes_Manon
    Avez-vous remarqué l’oubli ?
  7. Il reste à terminer ce publipostage…

Créer les bulletins personnalisés

  1. Mailing
    PersoNotes_Mailing
  2. PersoNotes_Mailing2
  3. Ne retenir que les 4 lignes de notes :
    PersoNotes_Mailing3PersoNotes_Mailing4 PersoNotes_Mailing5
    (Ces « lignes correspondent aux coefficients et aux dates)
  4. PersoNotes_Mailing8_a
    Le document, contenant les 4 bulletins, sera enregistré sous :
    PersoNotes_4bulletinspuis Terminer.
  5. Il ne reste plus qu’à imprimer les 4 bulletins ; par exemple en utilisant PdfCreator (mettre « pages par feuilles).
    On obtient un fichier pdf :
    PersoNotes_4bulletinsPDF

Pour utiliser plusieurs tables

Si vous avez « fait » une note avec plusieurs (récitations), vous voulez peut-être indiquer ces notes de récitations. Ces dernières sont parfois dans une autre feuille du tableur.

Dans ce cas où les notes sont dans des fichiers (ou feuilles) différents, il sera indispensable de créer une clé primaire afin de faire correspondre les enregistrements : voir l’article du forum, écrit par Papayes :
https://forum.openoffice.org/fr/forum/viewtopic.php?f=9&t=49101.

 

Aide du logiciel (F1)

Aide – Aide de LibreOffice et rechercher «affichage base de données».

On peut lire :
PersoNotes_Aide1

 

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Références du logiciel

  • Configuration scolaire des ateliers PC, dossier « Bureautique »
  • Configuration scolaire des ateliers Macintosh, dossier « Bureautique »

 

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