Outlook Web Access

Public cible : Collaborateurs et collaboratrices du DIP

Description de la messagerie professionnelle

La messagerie professionnelle Outlook (Microsoft) est la même pour tous les employé·e·s de l’État, y compris les titulaires d’un compte « edu ».  Elle propose un espace de 5 gigabits pour stocker les courriels.

L’adresse pour accéder au compte de messagerie est webmail.ge.ch.

Depuis un ordinateur de l’école, il suffit de se connecter à cette adresse en utilisant son identifiant (edu ou admin) et son mot de passe habituel .

En dehors de l’école, la connexion est complétée par une authentification forte, c’est-à-dire que les usagères et usagers de la messagerie doivent entrer un code à six chiffres qu’elles ou ils reçoivent par SMS sur leur téléphone portable.

En dehors de l’école, cette messagerie est accessible uniquement via un navigateur internet. Il est impossible de configurer sa messagerie professionnelle sur un logiciel spécifique, tel qu’Outlook, Mail ou Thunderbird, ni d’archiver des messages.

Obtenir l’authentification forte

Si vous n’avez pas encore associé un numéro de téléphone à votre compte, il vous effectuer cette démarche. Cela vous permettra de vous connecter à votre messagerie en dehors de l’école grâce à un code par SMS sur votre téléphone portable.

Voici la marche à suivre pour ajouter un numéro de téléphone destiné à l’authentification forte.

1. Depuis un ordinateur de l’école, rendez vous sur l’application Gina Manager;
2. Choisissez «Gérer vos informations personnelles» dans la section «Gérer votre profil personnel»;
3. Cliquez sur l’onglet «Accès distant»;
4. Indiquer le numéro de téléphone portable à la ligne correspondante.

Lire les courriels sur tablette ou smartphone

En principe, pour continuer à recevoir les courriels sur tablette ou smartphone de manière synchronisée (Exchange ActiveSync), il faut modifier la configuration en remplaçant le nom du serveur par eas.ge.ch et s’assurer que le nom du domaine (GE-ADMIN) est bien renseigné. En cas de doute, la marche à suivre fournit des informations détaillées.

Protection des données

Les autorisations demandées lors des synchronisations sont le fait des outils installés sur les smartphones ou les tablettes. Google, Microsoft ou Apple possèdent depuis plusieurs années la technologie qui leur permettrait d’accéder aux données des smartphones ou des tablettes. Il n’y a donc aucune volonté de l’État de contrôler les messageries de ses collaboratrices ou collaborateurs. Sur ce point les consignes de l’OCSIN sont claires :

• les informaticien·ne·s de l’État n’ont pas le droit d’accéder aux données des collaboratrices et collaborateurs ;
• seul·e·s ces dernières et ces derniers peuvent autoriser une tierce personne à accéder et nettoyer leurs données.

Procédure lors d’un changement de fonction

Lorsqu’un collaborateur ou une collaboratrice du DIP change de fonction, il ou elle peut être amené·e à devoir changer également de type de boîte aux lettres électronique (BAL). Cette opération est validée par le SEM-Logistique et réalisée par l’Office cantonal des systèmes d’information et du numérique (OCSIN).

Les données de la BAL d’origine sont transférées sur la nouvelle BAL sans perte de son contenu. Précisons toutefois que les «propriétaires» des BAL doivent transférer leurs fichiers de données personnelles (par exemple les fichiers .pst avec Outlook) sauvegardées sur le disque local de l’ordinateur le cas échéant.

Migration d’une BAL administrative (@etat.ge.ch) vers une BAL pédagogique (@edu.ge.ch)

Pour obtenir le paramétrage d’Outlook ou d’un autre client-messagerie sur un poste personnel pédagogique, la ressource technique locale (référent bureautique, assistant technique ou responsable d’atelier) se tient à disposition.
En cas de problème, contacter le SEM-Logistique (sem.logistique@edu.ge.ch).

Migration d’une BAL pédagogique vers une BAL administrative

Pour obtenir le paramétrage d’Outlook sur un poste personnel administratif, il faut contacter l’OCSIN au 022 388 88 88.

Procédure lors d’un changement de nom

Lors d’un changement de nom, il est nécessaire d’effectuer une demande auprès du SEM Logistique afin que l’adresse électronique soit mise à jour. Cette modification n’est pas automatique.

Cette demande ne peut être traitée par le SEM que si les modifications ont été effectuées au préalable par les ressources humaines.

Procédure lors d’un retour de congé sans traitement

Lors d’un congé sans traitement, la BAL de la personne est désactivée, sans conservation des messages. Lors de son retour de congé, le collaborateur ou la collaboratrice demande à son relai RH de contacter le SEM Logistique (sem.logistique@edu.ge.ch) pour demander la création d’une nouvelle BAL.

Dans tous les cas

• Le nouvel identifiant et le nouveau mot de passe sont communiqués à l’usager ou l’usagère via le relais RH du service ou de l’école par le SEM Logistique. Si tel n’est pas le cas, il faut contacter le secrétariat du SEM Logistique (sem.logistique@edu.ge.ch ou 022 388 63 04).
• La nouvelle BAL et les coordonnées qui s’y rapportent sont automatiquement mises à jour dans l’annuaire d’Outlook.
• La BAL d’origine est supprimée. Elle renverra un message d’erreur aux correspondant-e-s qui continueront à utiliser l’ancienne adresse de messagerie, indiquant que leur destinataire est inconnu-e. Il faut donc veiller à avertir ses correspondants externes du changement de BAL (par exemple dans la signature des messages).

Vous quittez l’Etat

Dès la fin de votre contrat, votre compte et votre boîte aux lettres seront supprimés. Afin de conserver vos messages, les possibilités suivantes vous sont offertes:

• Si vous êtes en possession d’un client de messagerie Outlook sur votre ordinateur personnel, (ce point n’est valable que pour les BAL Admin et les BAL EDU des PAT car les enseignant·e·s n’accèdent à la messagerie qu’à travers le webmail donc pas possible dans ce cas), vous pouvez demander à l’administrateur ou administratrice système de votre établissement ou à votre répondant·e local·e de vous créer un fichier propriétaire Microsoft .pst que vous pourrez récupérer à votre domicile.
• Dans le cas où vous ne disposeriez que de messagerie en ligne (type Gmail), il est nécessaire de vous renvoyer les messages sur votre nouvelle adresse. Ce transfert peut être effectué en une seule opération en intégrant les messages que vous souhaitez conserver en pièces jointes de votre courriel d’envoi.

En cas de panne ou de problème d’accès, contactez la hotline de l’OCSIN au 022 388 88 88.