Limite de stockage dans Google Workspace
Une limite de stockage est mise en place sur la plateforme pédagogique Workspace.
L’espace disponible est de:
- 20 Go pour le corps enseignant
- 10 Go pour les élèves
- 1 Go pour les invités
Dans Drive une barre d’état en bas de la colonne de gauche indique l’espace de stockage utilisé et le solde disponible.
En cliquant sur « Espace de stockage » on accède à des détails sur l’occupation de l’espace et aux moyens pour libérer de l’espace.
Lorsque la limite approche, un message d’alerte s’affiche : « Espace de stockage faible » ou « Espace de stockage saturé ».
Capacité dépassée
Lorsque le volume de stockage autorisé est dépassé, il n’est plus possible de modifier des fichiers ou d’en ajouter. En revanche il est toujours possible d’accéder à tous les fichiers et de les lire.
Il est aussi toujours possible d’envoyer et de recevoir des mails (même s’ils comportent des pièces jointes).
Pour pouvoir à nouveau utiliser pleinement la plateforme, il est nécessaire de supprimer des fichiers afin de repasser sous la limite de stockage autorisée.
Nettoyer son espace de stockage
Pour vérifier la quantité d’espace de stockage que vous utilisez et supprimer les fichiers volumineux ou dont vous n’avez plus besoin dans Drive, accédez à Espace de stockage.
Si vous avez besoin de conserver des fichiers trop volumineux pour être stockés sur votre compte scolaire, vous pouvez utiliser l’option « télécharger » qui est disponible en faisant un clic droit sur un fichier ou un dossier.
Pensez à vider la Corbeille, car les fichiers qui s’y trouvent comptent également dans l’espace occupé.
Vous trouverez des indications plus détaillées sur cette page: Libérer de l’espace.
Alternatives possibles
- Drive d’équipe (ou partagé) mis en place à la demande des directions d’établissement.
- Disque réseau (NAS EDU) pour les documents qui n’ont pas besoin d’être utilisés directement dans Google Workspace et pas besoin d’être consultés hors du réseau.
- LaPlattform, qui propose plusieurs milliers de fictions ou documentaires pour lesquels le SEM dispose des droit d’auteurs.
- InsPeer pour l’hébergement et le partage de vidéos ou de podcasts produits par le corps enseignant ou la classe.
- Sharepoint pour tous les documents et partages relevant d’un usage administratif.
Règles d’usage de la plateforme
Rappel: la plateforme collaborative Workspace est destinée strictement à un usage pédagogique et scolaire.
Elle ne doit pas comporter:
- De données administratives (documents liés à la gestion de l’établissement, par exemple) ;
- De données privées (photos ou vidéos non professionnelles);
- De données personnelles (toutes données permettant d’identifier une personne).
FAQ
Généralités
J’ai supprimé un maximum de fichier dans mon Drive mais je vois qu’il est toujours considéré comme plein.
Vérifiez si la corbeille a été correctement vidée.
Est-ce que les fichiers partagés avec moi occupent aussi de l’espace mon Drive?
Non, ils occupent uniquement l’espace de stockage du propriétaire du fichier.
Quelle solution alternative puis-je utiliser pour partager des vidéos avec mes élèves ?
La plateforme InsPeer peut être une option.
Est-il possible de récupérer des documents supprimés par erreur, selon quel délai ?
L’utilisatrice ou utilisateur a 30 jours pour récupérer un document dans la corbeille. Si la corbeille a été vidée, le support EEL peut encore intervenir dans les 25 jours.
Qu’en est-il des responsabilités en cas de mauvais usage de l’espace de stockage (y a-t-il une personne référente ou responsable) ?
Chaque utilisatrice ou utilisateur est responsable des documents qu’il dépose sur la plateforme, que ce soit sur un Drive personnel ou partagé.
Qu’advient-il des données que j’ai partagées avec d’autres personnes si je quitte le DIP ?
Au terme d’un délai de conservation, votre compte et les données dont vous êtes propriétaire seront supprimées. Elles ne seront alors plus disponibles.
Si vous souhaitez éviter cela, vous pouvez les copier vers un Drive partagé (si votre établissement en dispose) ou transférer leur propriété avant votre départ.
Il y a-t-il une méthode pour récupérer aisément l’ensemble des données de mon Drive ?
Vous pouvez utiliser Google Takeout pour cela.
Drive partagé (ou d’équipe)
Quel est l’espace de stockage d’un Drive partagé ?
250 Go
Peut-on partager un Drive partagé avec les élèves ?
Oui
Est-ce que, dans un Drive partagé, on peut créer des sous-dossiers avec des droits différents ?
On peut, mais pas de manière directe et il y a des contraintes.
Si on paramètre un droit d’accès global au Drive pour une population, on ne peut pas ensuite « exclure » des personnes pour un répertoire.
Par contre, on peut ne pas donner pas d’accès global au Drive à une population, mais créer pour celle-ci un partage sur un répertoire. À noter que dans ce cas, l’accès au partage se fait via l’entrée « Partagés avec moi » située dans le volet gauche de Drive, et non via l’entrée « Drive partagés ».
Est-ce qu’on peut transférer des données d’un Drive personnel à un Drive partagé par drag & drop en gardant la structure ?
Oui, mais il faut avoir un accès « Administrateur » au Drive partagé. L’administrateur peut décider de donner ce droit de manière temporaire. Sinon, il est aussi possible de télécharger le répertoire sur son ordinateur depuis l’interface Drive ou Google Takeout, puis verser le dossier dans le Drive partagé.
Ces Drives sont-ils liés à un compte personnel ou bien faut-il créer un compte d’établissement ?
Ces Drives sont rattachés à des comptes personnels avec le rôle « Administrateur ». Il n’y a pas de comptes d’établissement.
Si des fichiers sont utilisés dans des sites web (EEL) faut-il refaire tous les liens si les fichiers sont déplacés dans un Drive partagé?
D’après nos tests, les partages restent en place si on utilise la méthode du drag and drop et les liens de partage restent fonctionnels.
Classroom
Mes élèves me rendent beaucoup de vidéos et de travaux dans la section « devoirs », est-ce que cela occupe de l’espace dans mon Drive ?
Les fichiers remis par les élèves dans la section « devoirs » occupent l’espace de stockage de l’enseignant, car ce dernier devient propriétaire de ces fichiers.
J’ai créé un cours Classroom que j’utilise en collaboration avec d’autres personnes. Que se passe-t-il si je quitte le DIP ?
La personne qui crée un cours est seule propriétaire de celui-ci et aura sur son Drive le répertoire lié.
Si vous quittez le DIP sans transférer la propriété de votre cours, les personnes qui l’utilisent rencontreront des problèmes dès que votre compte sera supprimé (par exemple, il ne sera plus possible de déposer de nouveau fichiers).
Si vous souhaitez que votre cours puisse continuer à être exploité, vous devez en transférer la propriété avant votre départ.