Aide 25-09-2014

Aide EEL - Gestionnaire EEL

Sommaire

  1. Rôle des gestionnaires EEL
  2. Générer tous les codes d'activation des élèves d'un établissement
  3. Générer les codes d'activation pour une seule classe
  4. Aider un membre du PAT à activer son compte EEL inactif
  5. Aider un·e élève qui a oublié son mot de passe
  6. Gérer des accès pour d'autres UO que la sienne
  7. Tableau d'états des comptes EEL en fonction de leur type
  8. Création de comptes EEL invités (+ espaces et activités scolaires)

1. Rôle des gestionnaires EEL haut

Les gestionnaires EEL répondent aux questions des élèves, des enseignant·e·s, des membres du PAT et des invité·e·s de leur établissement concernant le dispositif Ecole en Ligne (accès, activation des comptes, etc.). Un compte EEL permet d'accéder à différentes ressources informatiques de l'établissement.

Un·e gestionnaire EEL d'établissement doit:

  • informer les utilisateurs et utilisatrices (enseignant·e·s, secrétariat,...) de son établissement qu'il est la personne de référence pour les questions EEL; 
  • générer tous les codes d’activation des (nouveaux) élèves de l’établissement;
  • suivant la politique de l’établissement, distribuer aux maîtres·ses responsables les identifiants et les codes d’activation de leurs élèves; 
  • envoyer le mail automatique aux membres du PAT qui n’ont pas encore activé leur compte EEL et les informer de la procédure d’activation de leur compte EEL;
  • selon la politique de l’établissement, informer les enseignant·e·s et les membres du PAT des outils pédagogiques disponibles avec un compte EEL;
  • créer et gérer le cycle de vie des comptes invités demandés par son établissement;
  • remonter les problèmes qu'il ne sait pas résoudre au support.eel@edu.ge.ch.

Un·e gestionnaire EEL d'établissement sait que : 

  • Les élèves doivent activer leur compte EEL eux-mêmes sur la base des informations transmises par l'enseignant·e.
  • Les enseignant·e·s n'ont pas besoin d'activer leur compte EEL; ils utilisent les mêmes identifiant et mot de passe que sur la messagerie Edu (Outlook). Pour changer le mot de passe d’un·e enseignant·e, il faut passer par l’interface https://prod.etat-ge.ch/ginaupss/ depuis le réseau Etat.
  • Les membres du PAT doivent activer leur compte EEL sur la base des informations transmises par le gestionnaire EEL. Les identifiants EEL des PAT sont les mêmes que sur Novell mais leurs mots de passe ne sont pas synchronisés.
  • Les utilisateurs et utilisatrices externes, souvent appelés "invité·e·s", obtiennent leur identifiant et leur code pour activer leur compte EEL auprès du gestionnaire EEL.

2. Générer tous les codes d'activation des élèves d'un établissement haut

Seuls les rôles Gestionnaire GINA, Gestionnaire EEL et Support EEL ont accès à cette fonctionnalité. Les enseignant·e·s peuvent accéder seulement à leurs classes.

Se connecter à Gina.Manager https://prod.etat-ge.ch/ginamanager  (accessible depuis le réseau de l'école seulement).

  1. Sélectionner l'onglet Organisation.
  2. Sélectionner l'onglet Ecole en ligne.
  3. Cliquer sur le bouton Générer un code d'activation pour toutes les classes. Cette action peut prendre environ 15 secondes.
  4. (Dans les établissements qui distribuent tous les codes en début d'année: Cliquer sur le bouton Imprimer la liste des codes d'activation pour toutes les classes. Un courriel est envoyé à l'adresse @etat ou @edu du demandeur permettant de télécharger la liste au format PDF pendant 7 jours.)

Dans les établissements qui distribuent tous les codes en début d'année, le gestionnaire distribue chaque feuille aux responsables des classes (tout est inscrit sur la feuille, le nom de l'enseignant·e, le nom de la classe, le nombre d'élèves).

Chaque enseignant·e pourra ensuite découper chaque bande de papier (bordereau) pour les distribuer à ses élèves. Chaque bordereau contient le nom, le prénom, l'identifiant, le code d'activation de l'élève et le lien (https://edu.ge.ch/activation) pour aller activer son compte.

Exemple de bordereau:    

 

3. Générer les codes d'activation pour une seule classe haut

Se connecter à GINA.Manager (accessible uniquement sur le réseau de l'école).

  1. Sélectionner l'onglet Organisation;
  2. Sélectionner l'onglet Ecole en ligne et sélectionner la classe concernée;
  3. Les trois boutons indiqués sur l'image permettent de: générer les codes et télécharger la liste en PDF reçue par courriel (directement découpable par l'enseignant·e) ou CSV.

4. Aider un membre du PAT à activer son compte EEL inactif haut

Les membres du Personnel Administratif et Technique, contrairement aux enseignant·e·s, doivent activer leur compte EEL, à l'instar des élèves et des invité·e·s, au moyen d'un code d'activation.

  1. Aller sur Gina Manager dans les onglets Organisation < École en Ligne < Menu Collaborateurs. 
  2. Cliquer sur la petite enveloppe à droite du nom du PAT. Un mail automatique, contenant le code d'activation, est envoyé au PAT à son adresse prenom.nom@etat.ge.ch.


Le PAT peut alors suivre la procédure reçue par e-mail pour activer son compte EEL.

Si le PAT a oublié son mot de passe EEL, il faut refaire la même procédure et lui renvoyer un mail automatique.

5. Aider un·e élève qui a oublié son mot de passe haut

Si un·e élève vous demande de l'aide car il a oublié son mot de passe, voici la procédure:

  1. Se connecter à Gina.Manager;
  2. Demander la classe de l'élève pour pouvoir le retrouver dans le système;
  3. Vérifier s'il a indiqué un n°tel ou une adresse e-mail de secours, en cliquant sur le logo à droite de son nom
    • s'il n'y a rien, régénérer un code d'activation en cliquant sur la roue dentée  et envoyer l'élève sur l'aide edu.ge.ch/aide-connexion --> élève
    • s'il y a un n°tel et/ou une adresse e-mail alors l'élève peut se débrouiller tout·e seul·e pour obtenir un code d'activation. S'il ne sait pas comment faire, envoyer l'élève sur edu.ge.ch/aide-connexion --> élève 

6. Gérer des accès pour d'autres UO que la sienne haut

Il est possible de gérer des accès à d'autres UO que la sienne. Que ce soit pour un cours, une classe ou une activité scolaire.
Pour cette gestion, il est nécessaire d'aller dans l'onglet "Rôles" de votre UO, puis de dérouler le menu de gauche pour les "cours", "classe" ou "activité scolaire". Ensuite :

1. Cliquer sur le bouton
2. Cliquer sur "Changer d'UO"
3. Sélectionner le type de compte que vous souhaitez ajouter (elv / ens / inv).

4. Sélectionner le ou les comptes à ajouter (garder Ctrl enfoncé pour sélectionner plusieurs comptes)
5. Cliquer sur le bouton "Ajouter".

Les personnes ayant déjà le rôle se trouvent dans la partie supérieure de la fenêtre.

7. Tableau d'états des comptes EEL en fonction de leur type haut

  Inactif En attente d'activation Actif Hors EEL
Elèves Générer le code d'activation puis l'envoyer ou le transmettre physiquement

Activer son compte à l'adresse 
https://ge.ch/ginaedu_public/initpassword/ 

Prêt à utiliser "état impossible pour ce type de compte"
Enseignant·e·s "état impossible pour ce type de compte" "état impossible pour ce type de compte" Prêt à utiliser Etat possible lorsqu'il s'agit d'un collaborateur externe (non SIRH). Un compte invité peut lui être créé.
PAT Générer le code d'activation puis l'envoyer ou le transmettre physiquement Activer son compte à l'adresse 
https://ge.ch/ginaedu_public/initpassword/
Prêt à utiliser Etat possible lorsqu'il s'agit d'un collaborateur externe (non SIRH). Un compte invité peut lui être créé.
Invité·e·s (ou personnel externe) Générer le code d'activation puis l'envoyer ou le transmettre physiquement Activer son compte à l'adresse 
https://ge.ch/ginaedu_public/initpassword/
Prêt à utiliser "état impossible pour ce type de compte"

8. Création d'espaces scolaire, d'activités scolaires et d'invité·e·s haut

Création d'un compte invité EEL

Les gestionnaires EEL peuvent faire des comptes EEL invités de 3 types: élève (elv-), enseignant (ens-), autres (inv-). Ces comptes sont synchronisés avec la plateforme eduge.ch 24 heures plus tard.
Plusieurs manipulations sont nécessaires.
1. Créer un espace scolaire dans l'onglet "Ecole en ligne".
2. Créer un compte invité nominatif dans l'espace scolaire (ou plusieurs comptes invités nominatifs).
3. Créer une activité scolaire.
4. Ajouter le compte invité dans l'activité scolaire en passant par l'onglet "Rôles".
 
Voir le détail de cette procédure ci-après.

1. Création d’un espace scolaire

Le gestionnaire EEL peut créer des instances appelées “espace scolaire” dans son UO sur GINA.Manager. L’intérêt de ces espaces scolaires est de pouvoir y créer des invités. Pour créer un espace scolaire, faire un clic-droit sur “ESPACES-SCOLAIRES” dans l’onglet Ecole en Ligne.


Le nom de l'espace doit être en lettres MAJUSCULES et les seuls caractères possibles sont les chiffres et les tirets Proposition: INVITES-COVID-19

Conseil: n'utilisez qu'un seul espace scolaire pour tous les comptes EEL invités créés à l'occasion de la crise COVID 19.

OK -> Fermer

À savoir: Les espaces scolaires ne sont pas synchronisés dans eduge.ch (Google Apps). Ils peuvent être accessibles dans Plone. Le nom d’un espace scolaire doit toujours commencer par le préfixe de l’établissement en majuscules suivi d’un tiret (ex: SISM-TEST, BUDE-SITE)

2. Création d’un compte invité nominatif

Les comptes invités peuvent être crées. Il en existe trois types: invité (pour les personnes extérieures au DIP qui ont un lien avec l’établissement), enseignant (pour les enseignants qui n’ont pas de compte edu- ou qui sont hors du DIP), élève (pour les élèves qui ne sont pas automatiquement remontés dans l'annuaire (ex: les élèves de l'OMP, ceux d’autres cantons ou d’autres pays)).

Pour créer un compte invité, il faut faire un clic-droit sur un espace scolaire précédement créé. L'option "Créer un nouvel invité" est alors proposée.

Trois types de comptes possibles:

  • Elève: elv-(Prénom)(Nom de famille anonymisé*)
  • Enseignant: ens-(Nom de famille)(Prénom)
  • Autre: inv-(Nom de famille)(Prénom)

Choisir le bon profil et introduire le nom et le prénom. Si l'adresse e-mail est connue, ajoutez-la.

OK --> FERMER

Attention, tous ces comptes sont sensés avoir une durée de vie limitée. Le gestionnaire EEL de l’établissement doit être au clair par rapport à la distribution de ces identifiants EEL. Une bonne pratique consiste à indiquer une adresse e-mail de contact lors de la création des comptes nominatifs.

Vous voyez le compte invité apparaître en cliquant sur l'espace scolaire:

3. Création d’une activité scolaire

Pour que le compte invité se synchronise avec la Google Suite d'eduge.ch, il faut encore ajouter le compte invité dans une activité scolaire.

Pour ce faire, le gestionnaire EEL doit d'abord créer une instance de type "activité scolaire" dans l'instance "espace scolaire".

Chaque activité scolaire sera reconnue comme un groupe dans les applications de la Suite Google eduge.ch, accessible avec la complétion automatique. Par exemple, si vous l'appelez "ELEVES-CLI" dans l'UO de Drize, vous retrouverez le groupe DRIZE-ELEVES-CLI@eduge.ch.

Faire un clic-droit sur l'espace scolaire nouvellement créé et choisir l'option "Créer une activité"

Le nom de l'activité doit être en lettres MAJUSCULES et les seuls caractères possibles sont les chiffres et les tirets.

Conseil: créez une activité scolaire par groupe souhaité (ex: tous les élèves de la CLI, tou·te·s les enseignant·e·s vacataires).

L'activité scolaire apparaît dans un sous-menu de l'espace scolaire:

 

4. Ajout du compte invité dans l'activité scolaire en passant par l'onglet "Rôles"

Cette étape est cruciale pour que le compte invité se synchronise avec la Suite Google eduge.ch.

Allez dans l'onglet "Rôles":

Déroulez le menu "ACTIVITES-SCOLAIRES" et cliquez sur l'activité scolaire que vous avez créée au point 3.

Cliquez à droite sur ce bouton qui vous permettra d'aller chercher les comptes invités:

Déroulez le menu "Espaces scolaires" et choisissez l'espace nouvellement créé:

Dans l'espace du bas, cliquez sur le compte invité (vous pouvez en sélectionner plusieurs avec ctrl+clic) puis cliquez sur AJOUTER.

Le compte apparaît ensuite dans le rôle et le tour est joué.

Encore quelques heures à attendre que la Google Suite eduge.ch se synchroniste avec l'annuaire EEL (Gina.Manager) et c'est bon!

Pour activer les comptes invités, se référer au reste de la documentation: https://edu.ge.ch/sem/node/1022.

Coordonnées
Email : support.eel [at] edu.ge.ch
Téléphone :