Aide Usages 25-09-2014

Aide EEL - Gestionnaire EEL

Sommaire

  1. Rôle du gestionnaire EEL
  2. Générer tous les codes d'activation des élèves d'un établissement
  3. Générer les codes d'activation pour une seule classe
  4. Aider un PAT à activer son compte EEL inactif
  5. Aider un élève qui a oublié son mot de passe
  6. Gérer des accès pour d'autres UO que la sienne
  7. Tableau d'états des comptes EEL en fonction de leur type
  8. Création d'espaces scolaire, d'activités scolaires et d'invités

1. Rôle du gestionnaire EEL haut

Le gestionnaire EEL aide les élèves, les enseignants, le PAT et les invités de son établissement à gérer leurs comptes EEL. Un compte EEL permet d'accéder à différentes ressources informatiques de l'établissement.
Pour rappel: 
- Les élèves doivent activer leur compte EEL eux-mêmes sur la base des informations transmises par l'enseignant.
- Les enseignants n'ont pas besoin d'activer leur compte EEL; ils utilisent les mêmes identifiant et mot de passe que sur la messagerie Edu.
- Le PAT doit activer son compte EEL sur la base des informations transmises par le gestionnaire EEL.
- Les utilisateurs externes, souvent appelé "invités", obtiennent leur identifiant et leur code pour activer leur compte EEL auprès du gestionnaire EEL.

2. Générer tous les codes d'activation des élèves d'un établissement haut

Seuls les rôles Gestionnaire GINA, Gestionnaire EEL et Support EEL ont accès à cette fonctionnalité. Les enseignants peuvent accéder seulement à leurs classes.

Se connecter à Gina.Manager https://prod.etat-ge.ch/ginamanager  (accessible depuis le réseau de l'école seulement).

  1. Sélectionner l'onglet Organisation.
  2. Sélectionner l'onglet Ecole en ligne.
  3. Cliquer sur le bouton Générer un code d'activation pour toutes les classes. Cette action peut prendre environ 15 secondes.
  4. (Dans les établissements qui distribuent tous les codes en début d'année: Cliquer sur le bouton Imprimer la liste des codes d'activation pour toutes les classes. Un courriel est envoyé à l'adresse @etat ou @edu du demandeur permettant de télécharger la liste au format PDF pendant 7 jours.)

Dans les établissements qui distribuent tous les codes en début d'année

Le gestionnaire distribue chaque feuille aux responsables des classes (tout est inscrit sur la feuille, le nom de l'enseignant, le nom de la classe, le nombre d'élèves).

Chaque enseignant pourra ensuite découper chaque bande de papier (bordereau) pour les distribuer à ses élèves. Chaque bordereau contient le nom, le prénom, l'identifiant, le code d'activation de l'élève et surtout le lien pour aller activer son compte.

Exemple de bordereau:    

 

3. Générer les codes d'activation pour une seule classe haut

Se connecter à GINA.Manager (accessible uniquement sur le réseau de l'école).

  1. Sélectionner l'onglet Organisation;
  2. Sélectionner l'onglet Ecole en ligne et sélectionner la classe concernée;
  3. Les trois boutons indiqués sur l'image permettent de: générer les codes et télécharger la liste en PDF reçue par courriel (directement découpable par l'enseignant) ou CSV.

4. Aider un PAT à activer son compte EEL inactif haut

Les membres du Personnel Administratif et Technique, contrairement aux enseignants, doivent activer leur compte EEL, à l'instar des élèves et des invités, au moyen d'un code d'activation.

  1. Aller sur Gina Manager dans les onglets Organisation < École en Ligne < Menu Collaborateurs. 
  2. Cliquer sur la petite enveloppe à droite du nom du collaborateur PAT. Un mail automatique, contenant le code d'activation, est envoyé au PAT à son adresse prenom.nom@etat.ge.ch.


Le PAT peut alors suivre la procédure reçue par e-mail pour activer son compte EEL.

Si le PAT a oublié son mot de passe EEL, il faut refaire la même procédure et lui renvoyer un mail automatique.

5. Aider un élève qui a oublié son mot de passe haut

Si un élève vous demande de l'aide car il a oublié son mot de passe, voici la procédure:

  1. Se connecter à Gina.Manager
  2. Demander la classe de l'élève pour pouvoir le retrouver dans le système
  3. Vérifier s'il a indiqué un n°tel ou une adresse e-mail de secours, en cliquant sur le logo à droite de son nom
    • s'il n'y a rien, régénérer un code d'activation en cliquant sur la roue dentée  et envoyer l'élève sur l'aide edu.ge.ch/aide-connexion --> élève
    • s'il y a un n°tel et/ou une adresse e-mail alors l'élève peut se débrouiller tout seul pour obtenir un code d'activation. Envoyer l'élève sur edu.ge.ch/aide-connexion --> élève s'il ne sait pas comment faire

6. Gérer des accès pour d'autres UO que la sienne haut

Il est possible de gérer des accès à d'autres UO que la sienne. Que ce soit pour un cours, une classe ou une activité scolaire.
Pour cette gestion, il est nécessaire d'aller dans l'onglet "Rôles" de votre UO, puis de dérouler le menu de gauche pour les "cours", "classe" ou "activité scolaire". Ensuite :

1. Cliquer sur le bouton
2. Cliquer sur "Changer d'UO"
3. Sélectionner le type de compte que vous souhaiter ajouter.

4. Sélectionner le ou les comptes à ajouter (garder Ctrl enfoncé pour sélectionner plusieurs comptes)
5. Cliquer sur le bouton "Ajouter".

Les personnes ayant le rôle se trouvent dans la partie suppérieure de la fenêtre.

7. Tableau d'états des comptes EEL en fonction de leur type haut

  Inactif En attente d'activation Actif Hors EEL
Elèves Générer le code d'activation puis l'envoyer ou le transmettre physiquement

Activer son compte à l'adresse 
https://ge.ch/ginaedu_public/initpassword/ 

Prêt à utiliser "état impossible pour ce type de compte"
Enseignants "état impossible pour ce type de compte" "état impossible pour ce type de compte" Prêt à utiliser Etat possible lorsqu'il s'agit d'un collaborateur externe (non SIRH). Un compte invité peut lui être créé.
PAT Générer le code d'activation puis l'envoyer ou le transmettre physiquement Activer son compte à l'adresse 
https://ge.ch/ginaedu_public/initpassword/
Prêt à utiliser Etat possible lorsqu'il s'agit d'un collaborateur externe (non SIRH). Un compte invité peut lui être créé.
Invités (ou personnel externe) Générer le code d'activation puis l'envoyer ou le transmettre physiquement Activer son compte à l'adresse 
https://ge.ch/ginaedu_public/initpassword/
Prêt à utiliser "état impossible pour ce type de compte"

8. Création d'espaces scolaire, d'activités scolaires et d'invités haut

Création d’un espace scolaire

Le gestionnaire EEL peut créer des instances appelées “espace scolaire” dans son UO sur GINA.Manager. L’intérêt de ces espaces scolaires est de pouvoir y créer des invités. Pour créer un espace scolaire, faire un clic-droit sur “ESPACES-SCOLAIRES” dans l’onglet Ecole en Ligne.

À savoir: Les espaces scolaires ne sont pas synchronisés dans eduge.ch (Google Apps). Ils peuvent être accessibles dans Plone. Le nom d’un espace scolaire doit toujours commencer par le préfixe de l’établissement en majuscules suivi d’un tiret (ex: SISM-TEST, BUDE-SITE)

Création d’une activité scolaire

À l’intérieur d’un espace scolaire, le gestionnaire EEL peut créer des instances intitulées “activité scolaire”. L’intérêt d’une activité scolaire est de pouvoir créer des comptes-invités génériques en grande quantité (jusqu’à 100) d’un seul clic.

À savoir: Dans les UO du Secondaire II, les activités scolaires créées dans votre UO seront synchronisées et considérées comme des groupes dans eduge.ch (Google Apps). À l'EP, au secondaire I&II, elles pourront être utilisés dans les sites Plone. Attention donc à leur donner des noms significatifs. Dans Google, vous pourrez retrouver ces groupes en tapant le préfixe de l’établissement suivi d’un tiret et du nom de votre activité scolaire (ex: SISM-TEST, BUDE-SITE).

Création d’un invité nominatif

Les comptes invités nominatifs

Les comptes invités peuvent être crées. Il en existe trois types: invité (pour les personnes extérieures au DFJ qui ont un lien avec l’établissement), enseignant (pour les enseignants qui n’ont pas de compte edu- ou qui sont hors du DFJ), élève (pour les élèves d’autres cantons ou d’autres pays). Ces comptes pourront avoir accès aux applications Ecole en ligne. Les comptes invités des établissements du PO obtiennent également un compte eduge.ch (Google Apps).

Pour créer un compte invité, il faut faire un clic-droit sur un espace scolaire précédement créé. L'option "Créer un nouvel invité" est alors proposée.

Format des identifiants

Invité: inv-(Nom de famille)(Prénom)

Enseignant: ens-(Nom de famille)(Prénom)

Elève: elv-(Prénom)(Nom de famille anonymisé*)

Attention, tous ces comptes sont sensés avoir une durée de vie limitée. Le gestionnaire EEL de l’établissement doit être au clair par rapport à la distribution de ces identifiants EEL. Une bonne pratique consiste à indiquer une adresse e-mail de contact lors de la création des comptes nominatifs.

Création d’une masse d’invités

Les comptes invités génériques

Il est possible, uniquement dans les activités scolaires, de générer entre 2 et 100 comptes génériques. Ceci peut être utile pour les classes à l’étranger qui font un échange avec une classe de l’établissement. Pour ce faire, créer une activité scolaire puis, dans l’activité, cliquer en haut sur la petite flèche verte pour générer des comptes génériques. Choisir le type de compte (invité, enseignant, élève) et le nombre de comptes souhaités.

Coordonnées
Email : support.eel@edu.ge.ch
Téléphone : 022 388 63 25